Para aplicar el Método y desarrollar el Programa de los niños y jóvenes, es necesario contar con los recursos materiales, económicos y humanos adecuados. No obstante, además de contar con ellos, es necesario mantener una buena administración de estos, con el objeto de asegurar el éxito en el cumplimiento del Propósito del Movimiento.
La tarea de administración requiere de una preocupación constante de los dirigentes por mantener un orden adecuado y las personas necesarias para desarrollar un buen servicio al Programa, en la obtención y coordinación de los recursos materiales y económicos.
La solución a las necesidades de un Grupo se responden básicamente en la planificación anual. No obstante, una vez realizada esta planificación corresponde otra tarea importante que asegurará el éxito de las actividades, nos referimos a su financiamiento. Para este proceso, es necesario construir el presupuesto, el cual brindará la oportunidad de clasificar ordenadamente los dineros que ingresarán y lo que es necesario gastar para desarrollar las actividades en forma coherente con la planificación.
PRESUPUESTO DEL GRUPO
Este es un instrumento que permite ordenar los ingresos y gastos que tiene el Grupo. Se realiza una vez terminada la planificación anual a inicios de cada año.
La idea central del presupuesto es generar las políticas necesarias para que el presupuesto de gastos sea totalmente financiado, vale decir, no exista un déficit al termino del año.
El presupuesto se estructura en dos partes globales: Ingresos y Egresos, a la diferencia entre ellos le llamamos: "superávit o déficit del presupuesto. A continuación se explican cada uno de los ítems del formulario de presupuesto, detallando en cada caso que se debe consignar en cada recuadro. De acuerdo a la naturaleza de cada Grupo, es que éste utilizará uno u otro ítem, ya que existen diversas realizadas y es posible que algunos no sean utilizados por todos los Grupos.
Ingresos
ITEM | EXPLICACION |
| 1. Administración | |
1.1 Cuotas que pagan los integrantes | Cuotas que cancelan los integrantes del Grupo como incorporación a éste. En este ítem no se debe considerar el costo que significa la cancelación de las cuotas anuales ordinarias del registro Institucional. |
1.2 Cuotas anuales en la Asociación | Monto anual cancelado por los miembros del Grupo para efectos de actualización y registro en la Asociación. |
1.3 Aportes de la Institución Patrocinante | Aportes en dinero que hace la Institución Patrocinante que no tengan un destino específico, sino que haya sido entregado al Grupo para que sea el Consejo quien lo destine a las necesidades que este considere más necesarias. En todo caso, si se determina que financiarán aspectos de Programa o Formación, entonces se deben consignar en el ítem correspondiente de éstas áreas. |
1.4 Ingresos por ejercicios anteriores | Montos que correspondan a dineros que están en proceso de cobranza de ejercicios anteriores. |
1.5 Otros ingresos | Otros aportes no contemplados en los ítems anteriores. |
ITEM | EXPLICACION |
| 2. Programa | |
2.1 Cuotas de campamento | Monto cancelado por los participantes para asistir exclusivamente a este tipo de actividad |
2.2 Cuotas de salidas | Monto cancelado por los participantes para asistir exclusivamente a este tipo de actividad. |
2.3 Cuotas por actividades distritales | Monto cancelado por los participantes para asistir exclusivamente a este tipo de actividad. |
2.4 Cuotas por actividades zonales | Monto cancelado por los participantes para asistir exclusivamente a este tipo de actividad. |
2.5 Cuotas por actividades nacionales | Monto cancelado por los participantes para asistir exclusivamente a este tipo de actividad.(Jamboree, Moot, Paxtú, etc.) |
2.6 Materiales de Programa | Ingresos por concepto de compra, exclusivamente, de materiales para ser usados en las actividades de carácter semanal, como por ejemplo, insignias, pañolines, fotocopias, cartulinas, colihues, etc. |
2.7 Ingresos por otras actividades | Montos cancelados para participar en actividades no consideradas en los ítems anteriores, tales como, aniversario de Grupo, celebraciones, cursos de Guías de Patrulla, etc. |
ITEM | EXPLICACION |
| 3. Proyectos | |
3.1 Ingresos por campaña Rifa Scout | Ingresos netos para el Grupo por concepto de participación en estas campañas. Se debe considerar aquí todos los montos de dinero que serán percibidos. |
3.2 Ingresos por campaña Tarjeta de Navidad | Ingresos netos para el Grupo por concepto de participación en estas campañas. Se debe considerar aquí todos los montos de dinero que serán percibidos. |
3.3 Ingresos otras campañas de la Asociación | Ingresos netos para el Grupo por concepto de participación en estas campañas. Se debe considerar aquí todos los montos de dinero que serán percibidos. |
3.4 Ingresos campañas del Comité de Grupo | Ingresos por campañas que realice el Comité de Grupo, directamente o a través de las Unidades o del Grupo. |
3.5 Ingresos campañas de las Unidades | Ingresos por campañas que realice cualquier Unidad del Grupo y que no estén clasificadas en los ítems anteriores. |
3.6 Subvenciones Municipales | Aportes en dinero otorgados al Grupo a través de la adjudicación de subvenciones municipales. |
3.7 Subvenciones de Empresas | Aportes en dinero otorgados al Grupo a través de empresas. |
3.8 Subvenciones de particulares | Aportes en dinero otorgados al Grupo por personas naturales u organismos creados en el Grupo para este fin (ex - scouts, etc.) |
3.9 Otros ingresos | Otros aportes por conceptos de campañas o subvenciones no clasificadas anteriormente. |
ITEM | EXPLICACION |
| 4. Formación | |
4.1 Cuotas de participación cursos de Formación | Montos en dinero ingresados al Grupo para participar en cursos de formación. Se deben contemplar aquí los aportes que los dirigentes o apoderados harán para cancelar su cuota de participación en los cursos que se efectuarán durante el año, ya sea la totalidad o un porcentaje. |
4.2 Cuota de participación en otros cursos | Montos en dinero ingresados al Grupo para participar en otros cursos de capacitación que tengan relación con la tarea que las personas desarrollan dentro del Grupo. Se deben contemplar aquí los aportes que los dirigentes o apoderados harán para cancelar el costo de su participación, ya sea la totalidad o un porcentaje. |
ITEM | EXPLICACION |
| 5. Proyectos | |
5.1 Saldo año anterior | Se debe llenar este ítem, sólo si el saldo del ejercicio del año anterior es positivo. En el caso de que el saldo sea negativo se debe anotar en el punto "7.1 de los Egresos". Esto, porque cuando el Grupo tiene un déficit presupuestario recurre a un préstamo otorgado por una persona natural; por lo tanto, en la práctica se tiene una deuda y no un saldo negativo. |
5.2 Otros ingresos | Cualquier otro ingreso no considerado en los puntos anteriores, como la venta de material sobrante de actividades, equipos dados de baja, etc. |
EGRESOS:
Cada uno de estos se desglosa de la siguiente manera:
ITEM TIPIFICACION
1. Administración
1.1. Servicios básicos Consumo de electricidad, agua, teléfono, calefacción, fax y gastos comunes de la Sede del Grupo, si corresponde.
1.2. Aseo Insumos utilizados en la limpieza de la sede en donde el Grupo funciona.
1.3 Movilización Movilización, ya sea tarifas de medios de locomoción colectiva o combustible utilizado en tareas que signifiquen transporte del quehacer administrativo del Grupo (trámites, asistencia a reuniones distritales, compras, etc.) .
1.4 Artículos y materiales de oficina Carpetas, archivadores, fotocopias, papel, cintas, accesorios, tinta, etc.
1.5 Artículos y materiales de administración Manuales de administración, Libro de Control Financiero, formularios de rendición, etc.
1.6 Gastos de uso de la sede del Grupo Gasto de dividendos, arriendo, aportes, etc. Por utilizar la sede en donde funciona el Grupo.
1.7 Despacho y correspondencia Gastos que se generan por el envío de cartas, citaciones, etc. A través de algún medio de correo público o privado, ya sea para los integrantes del Grupo, como para comunicaciones externas propias del Grupo (cartas al distrito, a la municipalidad, etc.).
1.8 Reuniones de trabajo Se deben contemplar aquí los gastos en que se incurre cuando se efectúan reuniones de los dirigentes o apoderados del Grupo, tales como Consejos de Grupo, reuniones del Comité, jornadas de trabajo extraordinarias, etc. Entre los gastos más habituales pueden ser contemplados los materiales de trabajo, alimentación, traslados, etc., de acuerdo a la naturaleza de cada reunión.
1.9 Gastos de representación del Grupo Gastos que genera el Jefe y Subjefe de Grupo u otro dirigente nombrado por el Consejo de Grupo, en actividades institucionales en que se represente al Grupo.
1.10 Publicaciones Todo gasto generado por la edición de documentos, fichas técnicas, revistas, boletines, etc., que el Grupo ha determinado poner en circulación.
1.11 Gastos por ejercicios anteriores Gastos que se generan por la implementación de procesos de cobranza de cuentas anteriores.
1.12 Gastos por cuota anual en la Asociación Pago a la Asociación de las cuotas ordinarias de actualización o registro institucional de cada uno de los integrantes del Grupo.
1.13 Otros gastos Cualquier otro gasto que corresponda a administración y que no ha sido considerado en los ítems anteriores.
2. FORMACIÓN
2.1 Gastos Cursos Básicos Cancelación, a la estructura que corresponda, de las cuotas de participación de dirigentes o apoderados que asistirán en este tipo de cursos.
2.2 Gastos Cursos Medios Cancelación, a la estructura que corresponda, de las cuotas de participación de dirigentes que asistirán en este tipo de cursos.
2.3 Gastos Cursos Avanzados Cancelación, a la estructura que corresponda, de las cuotas de participación de dirigentes que asistirán en este tipo de cursos.
2.4 Gastos Curso Institucional Grupo Cancelación, a la estructura que corresponda, de las cuotas de participación de dirigentes o apoderados que asistirán en este tipo de cursos.
2.5 Gastos Curso de Tutores Cancelación, a la estructura que corresponda, de las cuotas de participación de dirigentes que asistirán en este tipo de cursos.
2.6 Gastos por otros cursos Cancelación, a la estructura que corresponda, de las cuotas de participación de dirigentes o apoderados que asistirán en este tipo de cursos.
2.7 Otros Gastos Cualquier otro gasto correspondiente al área de Formación y que no esté considerado en los ítems anteriores.
3. PROGRAMA
3.1 Gastos Campamentos Todo gasto que deba realizarse con motivo de este tipo de actividad que el Grupo o Unidad organice para miembros beneficiarios y dirigentes.
3.2 Gastos por salidas Todo gasto que deba realizarse con motivo de este tipo de actividad que el Grupo o Unidad organice para miembros beneficiarios y dirigentes.
3.3 Gastos por actividades Distritales Todo gasto que deba realizarse con motivo de este tipo de actividad en que el Grupo o Unidad participe.
3.4 Gastos por actividades Zonales Todo gasto que deba realizarse con motivo de este tipo de actividad en que el Grupo o Unidad participe.
3.5 Gastos por actividades nacionales Todo gasto que deba realizarse con motivo de este tipo de actividad en que el Grupo o Unidad participe.
3.6 Gastos por actividades semanales Todo gasto que deba realizarse con motivo de las actividades semanales del Grupo o las unidades, en que participen los beneficiarios y que no estén contempladas como ítems anteriores.
3.7 Otros gastos Gastos que generen las actividades del Grupo y que no estén anteriormente especificadas.
4. PROYECTOS
4.1 Gastos de Campaña Rifa Scout Todo gasto que se genere por la implementación de esta campaña, considerando la animación, gestión y los montos a rendir a la estructura que corresponda.
4.2 Gastos de Campaña T. de Navidad Todo gasto que se genere por la implementación de esta campaña, considerando la animación, gestión y los montos a rendir a la estructura que corresponda
4.3 Gastos de otras campañas Nacionales Todo gasto que se genere por la implementación de esta campaña, considerando la animación, gestión y los montos a rendir a la estructura que corresponda
4.4 Gastos por campañas del Comité de Grupo Todo gasto que se genere por la implementación de esta campaña, considerando la animación, gestión y los montos a rendir a la estructura que corresponda.
4.5 Gastos campañas de unidades del Grupo Todo gasto que se genere por la implementación de esta campaña, considerando la animación, gestión y los montos a rendir al organismo que corresponda.
4.6 Gastos por gestión de ingresos extraordinarios Todo gasto que se realice con motivo de la obtención de subvenciones, aportes de empresas o de particulares al presupuesto ordinario del Grupo. Se puede considerar aquí los gastos de transporte, documentación, etc.
4.7 Otros gastos Otros gastos correspondientes al área de Proyectos que no estén clasificados en esta área.
5.INFRAESTRUCTURA
5.1 Gasto compra de carpas Todo gasto generado en la adquisición de carpas para el Grupo o unidades.
5.2 Gasto compra de lámparas Todo gasto generado en la adquisición de lamparas para el Grupo o unidades.
5.3 Gasto compra de cocinillas Todo gasto generado en la adquisición de cocinillas para el Grupo o unidades.
5.4 Gasto compra otros artículos de Camping Todo gasto generado en la adquisición de otros equipos o materiales para el Grupo o unidades que no estén explicitados en los ítems anteriores.
5.5 Gastos por reparación de equipos Gastos generados en la mantención y reparación del equipamiento que posee el Grupo (Carpas, cocinillas, lámparas, todos, etc.).
5.6 Gastos por mantención de sede Gastos generados por arreglos o construcción de nuevas dependencias de la sede en donde funciona el Grupo.
6. ENDEUDAMIENTO
6.1 Préstamos Cancelación o abono de capital a personas que se les adeude dinero por préstamos que hicieran al Grupo para solventar gastos.
Una vez formulado el presupuesto, este debe ser aprobado por el Consejo de Grupo, la administración de éste corresponderá al Tesorero del Comité de Grupo. Sin embargo, es necesario considerar durante el transcurso del año las correspondientes correcciones presupuestarias que serán realizadas por el Consejo de Grupo para satisfacer necesidades urgentes o no planificadas. Esto no significa que el presupuesto será ajustado en cada Consejo de Grupo, pues de esta forma el trabajo de ordenamiento realizado al formular el presupuesto no serviría de nada.
LOS INGRESOS DEL PRESUPUESTO
OBTENCION DE RECURSOS
La necesidad de materiales para realizar nuestras actividades, nos desafía a considerar permanentes estrategias de obtención de recursos. Estas estrategias contemplan necesariamente la constatación en el presupuesto del Grupo de todos aquellos recursos que deben ingresar para llevar adelante la planificación realizada.
Desde este punto de vista, cada Grupo tiene realidades económicas distintas, ello conlleva al diseño de una estrategia particular para cada caso. No obstante, podremos observar que la obtención de recursos se puede dar en distintas estructuras.
La estrategia de obtención de recursos debe establecer criterios generales que ordenen, clasifiquen y regulen los ingresos que el Grupo percibe a través de sus distintas estructuras. En este marco cada Consejo de Grupo debe responder algunas preguntas básicas de apoyo al establecimiento de estos criterios:
+ ¿Qué tipo de acciones de financiamiento se efectuarán? ( a nivel de Grupo, Unidades, Comité, etc.)
+ ¿Cuál será la distribución de los fondos obtenidos?
+ ¿Cómo coordinar la realización de las actividades de financiamiento, considerando las fechas de realización, un sistema de implementación y de evaluación de las mismas?
+ ¿Quiénes participarán en la implementación de las campañas? (sólo los dirigentes, sólo los padres, los padres y los dirigentes, los niños, etc.).
+ ¿Concuerdan las campañas con el propósito educativo del Movimiento?
Con el establecimiento de una estrategia el Grupo podrá orientar, coordinar y optimizar todos sus esfuerzos por obtener recursos, lo que permitirá desarrollar el Programa en una mejor forma. Ahora bien, indistintamente del tipo de criterios acordados será el Consejo de Grupo el responsable frente a los padres de cautelar la transparencia de las actividades y su concordancia en el marco valórico, los Principios y Propósito del Movimiento.
Luego de ponernos de acuerdo comienza la tarea de obtener los recursos. Para esto contamos con la posibilidad de realizar Actividades de Financiamiento.
ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO
Entenderemos por Actividades de Financiamiento todas aquellas acciones que por sus características tengan como finalidad generar recursos económicos o materiales para solventar los gastos del Grupo.
Para obtener recursos económicos o materiales existen variadas fuentes de financiamiento, las cuales podemos clasificar en dos grupos:
Fuentes Internas
Serán todas aquellas que se generen dentro del Grupo e involucren a sus integrantes para la implementación de éstas; enunciamos a continuación algunos ejemplos:
Ø Cuotas de incorporación al Grupo.
Ø Bingos.
Ø Fiestas Comerciales.
Ø Rifa Scout.
Ø Kermesse.
Ø Peñas.
Ø Ventas.
Ø Recolección de artículos reciclables.
Ø Venta de Tarjetas de Navidad.
Ø Servicios a terceros.
Ø Campaña Tarjeta Amigo Scout.
Fuentes Externas
Serán todas aquellas que se generan a través de personas, organismos o instituciones que se encuentran en la comunidad; entre éstas podemos mencionar:
Ø Subvención de la Institución Patrocinante.
Ø Subvención de Empresas.
Ø Subvención de Organismos Gubernamentales.
Ø Adjudicación de Proyectos en fondos concursables
Ø Aportes de antiguos scouts o particulares.
Ø Comodatos.
Sin duda la gran variedad de actividades de financiamiento son en beneficio del propio Grupo y de sus actividades; a pesar de ello es importante tener claro que éstas son un medio y no un fin en si mismas, por esta razón es fundamental saber que si bien esta parte administrativa requiere de gran atención, no se debe descuidar la principal tarea que deben desarrollar los dirigentes y los organismos del Grupo, la cual es velar por el trabajo educativo de las unidades. Con el fin de evitar gran distracción en esta área, se debe solicitar el apoyo de los padres y/o apoderados del Grupo, cuya función dentro del Grupo está dad también en este aspecto.
ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
El hecho de obtener recursos económicos, trae con sigo la gran responsabilidad de saber administrarlos. Para lograr este objetivo existen algunos procedimientos e instrumentos que se deben aplicar, a saber:
Documentos y Formularios Administrativos:
Comprobante de Ingreso
En este documento, foliado correlativamente, se deben registrar, en triplicado, todos los valores recibidos por cualquier concepto (inscripciones, donaciones, etc.).
El original debe archivarse correlativamente en un archivador exclusivo para ello; en donde la primera copia será incorporada en la Rendición de Grupo y la tercera copia es para el interesado
El Tesorero del Comité de Grupo es la persona responsable del uso de este talonario.
Comprobante de Egreso
Existen algunos gastos que no pueden ser documentados con boleta ni con factura; por ejemplo movilización, verduras al minoreo, etc. Este tipo de gastos debe ser documentado con un comprobante de egreso, el cual reemplaza la boleta.
El talonario debe estar en manos del Tesorero del Comité de Grupo, quien los emitirá.
El solo hecho de generar un comprobante de egreso no significa que esté aceptado, si no que está restringido a la aprobación del Jefe de Grupo y del Tesorero del Comité de Grupo, como cualquier boleta.
En el recuadro inferior, quien suscribe debe ser, preferentemente, quien vende el bien o presta el servicio con su firma correspondiente. En caso de no ser posible lo anterior, como por ejemplo un gasto de movilización en taxi o colectivo, quien suscribe es la persona que realiza el gasto y detallará en el comprobante la glosa correspondiente consignando su firma.
En el caso de los Fondos por Rendir dinero que se entrega a una persona para que realice algún tipo de gasto del Grupo, estos deben quedar consignados en un comprobante de egreso, en donde se especifique que el valor entregado es por rendir. Independientemente de esta situación quien retira el fondo debe efectuar la rendición de éste con las boletas o facturas de cada gasto. Dicha rendición debe ser entregada al Tesorero del Comité de Grupo, el cual adjuntará el comprobante de egreso con el cual se retiro inicialmente el dinero, así quedará plenamente justificado el gasto.
Rendición de Cuentas
Periódicamente, el Tesorero del Comité de Grupo entrega "fondos por rendir" con un fin determinado (compra de alimentos o de materiales, etc.) a Responsables de Unidad, Asistentes, u Organizadores de eventos de Grupo, etc.
Quien recibe estos valores debe posteriormente rendirlos al Tesorero del Comité de Grupo dentro del plazo que éste estipule.
Dicha rendición se realiza utilizando el formulario de "Rendición de Cuentas", el cual se utiliza de la siguiente forma:
Encabezado del formulario
Nombre : Quien está rindiendo los fondos.
Motivo : En forma breve y precisa se indica el motivo general que origina todos los gastos (ejemplo: Compra de una carpa, gastos por participación en cursos, etc.).
Fecha : Fecha en la cual se llena el formulario.
Ítem : Concepto por el cual se realiza un gasto, de acuerdo al Presupuesto del Grupo. Puede ser señalado en el encabezado del formulario, cuando todos los gastos corresponden al mismo ítem, o en la columna habilitada para ello, cuando se traten de gastos de diferentes ítems.
Monto recibido : Cantidad expresada en palabras.
Detalle de documentos
Fecha : En este recuadro se registra la fecha en que, efectivamente, se realiza el gasto; es decir, la fecha que figura en el respectivo documento sustentatorio, ya sea éste una boleta, factura o comprobante de egreso, etc.
Nº : Debe registrarse el número del documento que respalda el gasto.
Motivo : En forma breve y precisa se indica el motivo que origina el gasto.
Ítem : Concepto por el cual se realiza un gasto de acuerdo al Presupuesto del Grupo. Puede ser señalado en el encabezado del formulario, cuando todos los gastos corresponden al mismo ítem, o en la columna habilitada para ello, cuando se traten de gastos de diferentes ítems.
Valor : Cantidad efectiva del gasto. Por compras que superen 1 UTM, deben justificarse con factura, la cual debe contener los siguientes datos:
- Razón Social: Asociación de Guías y Scouts de Chile, Grupo ...
- Rut: 70.022.230-6
- Dirección: Av. Ejército Libertador Nº177, Santiago
- Giro: Educación Extraescolar.
Se debe indicar en el recuadro pertinente el número total de páginas usadas para la rendición, indicando su orden.
La suma de los gastos que aparezcan en una página se debe registrar en el recuadro "SUBTOTAL PÁGINA". En la última página de la rendición, dentro del recuadro "TOTAL", se debe registrar la suma de todos los subtotales.
Es importante que quien rinde anule con una línea en diagonal las líneas de gastos no ocupadas del formulario.
El recuadro inferior correspondiente al cálculo del saldo de la rendición, solo se llena en la primera página, cosa que debe realizar el Interesado, además de firmar en el recuadro "HECHO POR".
Una vez que el Tesorero del Comité y el Jefe de Grupo aprueban la rendición, estos deben firmar en los recuadros correspondientes, quedando la 2ª copia de la rendición para el Interesado, más las fotocopias de los documentos que respaldan la rendición.
El encabezado del formulario, la numeración de las páginas y las firmas del Interesado, Tesorero del Comité y Jefe de Grupo deben registrarse en TODAS las páginas. Esto último, porque en caso de extravío de alguna de esas páginas, será más fácil su reubicación.
Las boletas, facturas y comprobantes que respalden cada gasto, deben anexarse pegadas completamente en hojas aparte del formulario, en el mismo orden cronológico en que fueron presentadas en él, cuidando de dejarlas a la vista en su totalidad, susceptibles de ser fotocopiadas.
Es importante resaltar que las boletas no deben sobreescribirse, cuando el monto es ilegible, sino que se debe anotar el monto en un borde de la boleta. En caso de existir duda acerca de determinado monto o fecha en las boletas, el Tesorero del Comité debe verificar esta información, de ser posible, en el establecimiento donde se emitió dicha boleta.
Cabe mencionar un fenómeno que se repite a menudo y debe ser eliminado: quien realiza una compra para algún evento, muchas veces aprovecha de hacer una compra personal, pagándola de su bolsillo pero incluyéndola en la boleta. Esto puede generar confusiones al momento de rendir los gastos; por esto, es imprescindible generar el hábito en los Organizadores de actividades y eventos, de pedir boletas separadas. Por lo tanto, no se deben recibir boletas por montos superiores o inferiores al gasto real.
Libro de Control Financiero
El objetivo de este libro es ser un instrumento de apoyo en el control financiero de los Grupos, ya que permite llevar ordenada y detalladamente los Ingresos y Egresos de los dineros en administración.
La idea de este sistema es que al finalizar el trimestre, semestre, año o cualquier plazo en el cual el Tesorero del Comité de Grupo deba rendir, sólo tendrá que llevar al formulario de rendición lo que contiene el “Libro de Control Financiero”. Así, sólo deberán rendir por mes y no por Actividad realizada, ya que es por todos sabido que al momento de rendir por actividad o evento muchos dineros se cruzan o coofinancian, lo cual enreda el sistema.
Cuenta de ahorro bipersonal
La administración de los fondos del Grupo recae en el Tesorero del Comité de Grupo, para ello es recomendable la apertura de una cuenta de ahorro bipersonal, cuyos titulares deben ser el Jefe de Grupo y el Presidente del Comité de Grupo. Sin embargo, al momento de realizar un giro de esta cuenta el Tesorero del Comité de Grupo tiene que estar al tanto por cuanto estos giros deben estar de acuerdo con el presupuesto del Grupo.
Por otro lado es importante que exista un pequeño fondo de caja chica, que maneje el Tesorero con el objetivo de financiar gastos de urgencia o imprevistos. No obstante es necesario que se efectué una rendición mensual de estos fondos.
LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS MATERIALES
Otras áreas de la administración son los materiales, los sistemas de información e infraestructura. En estos casos podemos clasificar algunos procedimientos que nos ayudan a tener una mejor administración:
El Inventario
Es el recuento y descripción de los bienes inmuebles (propiedades, terrenos, etc.) y bienes muebles (herramientas, carpas, sillas, mesas, etc.) que han sido adquiridos por el Grupo o se le ha entregado en administración.
El inventario se constituye con el del año anterior, más las adquisiciones del año en curso y menos las bajas existentes, las cuales se deben justificar en el documento denominado “Rebaja de Inventario”.
Es responsabilidad del Tesorero del Comité de Grupo mantener actualizado el Inventario de los bienes entregados a la responsabilidad del Grupo.
En el formulario "INVENTARIO" podemos encontrar los siguientes elementos:
- Nº : Corresponde al código asignado al bien, dentro del inventario del Grupo.
- ARTíCULO: Es el bien en cuestión, como por ejemplo: mesa, carpas, sillas, etc.
- MARCA: Nombre del fabricante del producto. ( si la posee)
- DESCRIPCION: Breve relato de las características del artículo.
- ESTADO: Se refiere a las condiciones en que se encuentra el bien, las cuales pueden ser:
Bueno: Si está óptimamente operativo.
Regular: Si está en buenas condiciones, aunque con algunas fallas.
Malo: Si, sencillamente, no funciona o no sirve.
Reparación: Si está en el servicio técnico
- LUGAR DE UBIC.: Se refiere al lugar físico en donde se encuentra almacenado el bien.
- PROPIEDAD DE: Se debe especificar quien es la persona o estructura propietaria del bien, ya que los artículos consignados en el Inventario son todos aquellos que el Grupo Administra, de los cuales algunos pueden estar en préstamo, comodato, arrendamiento, etc.
- VALOR ESTIMADO: Corresponde al monto en moneda nacional por el cual fue avaluado el bien en el momento de su adquisición, ya sea por compra, donación etc. Dicho valor es sólo un cálculo estimativo el cual no tiene otro fin que establecer parámetros generales para el manejo interno.
En el formulario "REBAJA DE INVENTARIO" deben registrarse aquellos bienes que se han dado de baja, indicando el motivo que se tuvo para ello. Las indicaciones de llenado son similares a las del formulario de Inventario.
Cada formulario debe firmarlo el Jefe de Grupo y el Tesorero del Comité de Grupo. Una vez aprobado el Inventario, éste se debe adjuntar al archivo general del Grupo, de acuerdo a la fecha correspondiente.
Por lo tanto, la importancia del Inventario radica en conocer cuántos bienes administra el Grupo y en qué condiciones se encuentran.
Una copia de inventario se debe remitir al Distrito conjuntamente con la rendición de cuentas, el día 31 de diciembre de cada año.
La infraestructura
Los locales, además de los patios, canchas o sectores destinados a la realización de actividades, deben ser mantenidos en condiciones aptas de aseo y cuidado. Esta situación debe ser coordinada con el fin de no provocar descontento de la Institución Patrocinante o de otros organismos que utilicen esos sectores.
Por otra parte, la coordinación de uso de los locales o sectores entre las unidades del Grupo debe ser realizada en Consejo de Grupo, con el fin de acordar en conjunto los tiempos, días y condiciones de uso de estos lugares durante las actividades.
ARCHIVOS DE INFORMACION
Correspondencia
Los archivos de correspondencia son vitales para un normal flujo de información al interior del Grupo. De ahí la importancia que sean actualizados en cada reunión del Consejo de Grupo.
Es fundamental que cada Dirigente del Grupo entregue constantemente la correspondencia recibida y entregue copia de la correspondencia despachada.
Se deberá archivar separadamente la correspondencia recibida de la despachada, la que se registrará en forma correlativa de acuerdo a la fecha de recepción o envío, registrando en las cartas y en los registros de correspondencia el número correlativo.
Todo lo anterior se debe a que la correspondencia que llegue como la que se despacha desde los distintos cargos son en función de ellos y no son a título personal, de ahí la necesidad que queden archivados en el Grupo y no en otro lugar.
Documentación
De la misma forma que las cartas, todos los documentos, fichas técnicas, ficha personal de cada miembro del Grupo, copia de los registros en la Asociación, etc. deben ser ubicados en archivadores separados por materia.
El ambos casos el responsable de llevar y actualizar los archivos de correspondencia es el Secretario del Consejo de Grupo.
Acta de Reuniones
Cada vez que se realiza una reunión de Consejo de Grupo, del Comité de Grupo, de la Directiva del Comité, u otras de algún otro equipo de trabajo que funcione al interior del Grupo, se debe dejar constancia escrita de los temas tratados y de los acuerdos tomados.
El instrumento que se debe utilizar para estos efectos es el Acta, que se desglosa de la siguiente manera:
1. Fecha: Día, mes y año en que se realiza la reunión.
2. Lugar: Descripción de la ubicación física donde se llevó a cabo la reunión.
3. Integrantes:
- Justificados: Lista de los inasistentes justificados, señalando el nombre y cargo.
- Asistentes: Lista de los asistentes a la reunión, indicando el nombre y cargo.
4. Informaciones: Brevemente, se señalan las informaciones entregadas en las distintas áreas (Programa, Formación, etc.), además de recordar los puntos tratados en la reunión anterior.
5. Tema: Descripción breve del tema a tratar.
6. Acuerdo del Tema: Resoluciones tomadas, dentro de su marco normativo, por el organismo reunido.
7. Observ. del Tema: Aclaraciones efectuadas, constancias dejadas, etc., por quienes participaron de la reunión.
8. Aprobación Acta: Al finalizar la reunión, se da lectura al Acta tomada y se hacen los ajustes necesarios, antes de aprobarla. Esos ajustes se indican en el párrafo "Observaciones". Además, en dicho párrafo debe destacarse cualquier situación inusual que ocurra durante la reunión; por ejemplo, si algún integrante se retira antes que finalice la reunión.
9. Firmas: Deberán firmar quien escribe el acta y quien preside la reunión.
Como puede apreciarse, el Acta es solamente de acuerdos; por lo tanto, no es necesario tomar apuntes de todo lo que se diga en la reunión. Este sistema coopera con la persona que escribe el acta, la que no puede estar dedicada a escribirlo todo, sin tener participación en la reunión.
Cuando se trate de reuniones de Consejo de Grupo en donde se efectúe la elección del Jefe de Grupo, se debe enviar una copia de este documento a la estructura Distrital.
INCORPORACION A LA ASOCIACION
Es la manifestación de intención de ser parte de la Asociación de Guías y Scouts de Chile. Esta manifestación se puede realizar a través del registro institucional de un Grupo o del registro individual de personas que desempeñan algún cargo a nivel Distrital, Zonal o Nacional y que no participan en Grupo alguno. Para ello es necesario realizar los tramites administrativos que establezca la Dirección de Operaciones y cancelar la cuota anual acordada por la Asamblea Nacional. La incorporación a la Asociación se realiza solo una vez, debiendo actualizarla anualmente.
Guías y Scouts de Chile es la organización juvenil más grande de nuestro país, la que a su vez pertenece a las organizaciones mundiales del Movimiento Guía y Scout. Por esta razón, cada uno de los miembros de Guías y Scouts de Chile forma parte también de esta fraternidad mundial.
Construir Asociación es una opción libre y voluntaria, pero no debemos olvidar que la educación de niños y jóvenes es una cuestión seria que requiere de solidez en los conceptos y de una permanente entrega de herramientas que consoliden nuestra gestión. Guías y Scouts de Chile es una organización que presta este apoyo técnico y que está en una permanente renovación y actualización de sus programas educativos, además de contar con la infraestructura necesaria que asegura una plataforma de desarrollo que mira hacia el próximo siglo.
Construir Asociación es también vestir nuestro uniforme, usar las insignias; participar en los eventos nacionales e internacionales de cada Rama; es capacitar a los adultos con más y mejor Formación, es reunirnos para celebrar los buenos momentos y para colaborar en la superación de los malos; es en definitiva, ser un solo cuerpo que está en sintonía de norte a sur, en los lugares más increíbles, los más interesantes, los más agrestes, los más lejanos.
Aspectos Administrativos a considerar para inscribir o actualizar un Grupo Scout
Ø La inscripción o actualización de un Grupo implica realizar un trabajo administrativo que requiere la inversión de tiempo y dedicación. Para optimizar este aspecto es posible realizar algunas tareas que contribuirán al orden y temprana inscripción o actualización de un Grupo Scout en la Asociación; estas son:
Ø Nombrar al interior del Consejo de Grupo un responsable del Registro o actualización del Grupo, a modo de recomendación se sugiere que sea el secretario(a) del Consejo de Grupo.
Ø El Grupo debe informarse tempranamente, a través del Jefe de Distrito, del valor de las cuotas anuales acordadas por la Asamblea Nacional (se acuerdan entre octubre y noviembre del año anterior).
Ø Establecer un sistema de captación de las cuotas que cada integrante del Grupo debe cancelar, considerando plazos de inicio y término de recepción de cuotas (deben considerar que la cuota que se cancela en la Asociación es reajustada porcentualmente cada 2 o 3 meses, siendo lo más conveniente registrar al Grupo antes del 31 de mayo de cada año).
Ø Implementar una ficha, al interior del Grupo, que reúna al menos los antecedentes que solicita el proceso de inscripción o actualización en la Asociación. La Ficha que proporciona el sistema de control del Plan de Adelanto, es de gran utilidad para este efecto.
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